毎日の仕事に振り回されないために
考えたことを実行し、検証して改善する仕組み
「毎日やるべきことがありすぎて、何から手をつけたらいいのか…」起業相談にのっていると、そんな嘆きともいえる悩みを聞くことが多々あります。事業を行うということは、お客様に商品やサービスを提供するだけでなく、営業活動をしたり帳簿をつけたり、色々な仕事がありますよね。そことに家事や子育て、介護などが加われば、それはもう目が回るほどの忙しさでしょう。そんなときに、ぜひ試してほしいのが「PDCA」という考え方です。
PDCAとは、業務の品質や効率を高めることを目的とした業務管理手法の1つです。業務上のプロセスを4つに分けて実行することにより、業務品質や効率の向上を図ります。また、継続的な業務の効率化を図ることを目的としているため、「PDCAサイクル」とも呼ばれ、スピーディな効率化を進めていくために「PDCAを高速で回す」というように使われています。
- PLAN（計画）：目標を設定し、計画を立てる
- DO（実行）：計画に沿って、１つずつ実行してみる
- CHECK（評価）：実行したことでどんな効果があったか検証する
- ACTION（改善）：思うような効果がなければ、改善策を検討する
計画といっても、むずかしく考える必要はありません。やるべきことを箇条書きにするレベルで十分です。そして、ひとつひとつ実行し、うまくいったか自分何り考えてみてください。効果がなかったり、もっとよいやり方を思いつけば、ふたたび計画して、実行します。改善を急ぎすぎたり、高すぎる目標設定は、計画倒れになるだけです。
「信じていれば、夢は必ずかなう」などと言われますが、思うだけでなく、実際に「行動して」「修正して」「継続する」から、夢はかなうのです。
もし、やるべきことの中に気が進まない、苦痛に感じることがあるときは、思い切ってほかのやり方を考えるか、お金を出して外注することなども検討してみてください。私自身、そうやって何度も切り抜けてきました。その結果、時間を節約できて、余裕が生まれたり、自分がやるより、良い結果をもたらすこともあります。
周囲への気配りも忘れずに
ときには、家族が喜ぶようなことをPDCAに盛り込んでもいいでしょう。人は忙しくなるとつい「自分だけが大変…」と思い込みがちですが、大変な人を支える周囲の人だって大変なのです。周囲への気配りも忘れないようにしましょう。
PDCAサイクルを実践してみましょう
PDCAサイクルとは、生産管理や品質管理など事業活動を円滑に進めるための手法の一つです。PDCAの４段階を繰り返すことによって、業務を継続的に改善していけます。
PLAN（計画）
- 目標達成のためにやらなければいけないことを思いつくまま書き出して、優先順に並べてみる
- 優先度の高いものに関して「いつまでに行うのか」具体的なスケジュールを立ててみる
DO（実行）
- 計画をもとに１つずつ実行していく
- できたこと、できなかったこと、原因や課題などをそのつどメモしておくと改善する際に役に立つ
CHECK（評価）
- 計画に沿った実行ができていたか、ここまでの取り組みを客観的に検証する
- うまくいかなかった原因を他人や環境のせいにして自分を顧みないと次はありません。怒りや悲観の気持ちは押さえて、改善するべきことを考える
ACTION（改善）
- このまま計画を続けるのか、課題があれば見直して改善するのか、やめるのか次の行動を考える
- 次の行動を決めたら、PLAN（計画）へと進む
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YUKI
